Afslutning af årsregnskab og generering af årsrapport

Denne guide er udarbejdet for at hjælpe dig med at afslutte årsregnskabet og generere årsrapporten i Vores Forening. Processen er opdelt i overskuelige trin, som følger samme struktur som vores tilhørende videoguides. Formålet er at sikre, at din forening har et retvisende og komplet regnskab, der opfylder de lovmæssige krav og giver overblik over foreningens økonomi.

I guiden vil vi gennemgå:

  • Hvordan du indtaster åbningsbalancer og sammenligningstal
  • Afstemning af bankkontoen
  • Oprettelse af manuelle posteringer og bogføring af renter og gebyrer
  • Håndtering af hensættelser
  • Periodisering af udgifter
  • Kontrol og gennemgang af indtægter og udgifter
  • Ompostering af udgifter og manuelle posteringer
  • Generering af årsrapporten
  • Overlevering af materiale til revisor

Lad os komme i gang!

Indtastning af åbningsbalancer og sammenligningstal

Åbningsbalancen er den økonomiske startstatus for et nyt regnskabsår. Den viser foreningens aktiver, passiver og egenkapital, som de stod ved afslutningen af det forrige regnskabsår. Det er vigtigt at have korrekte åbningsbalancer, da de danner grundlaget for hele årets bogføring og sikrer, at foreningens økonomi afspejles korrekt. Hvis du ikke allerede har indtastet dem, skal vi gøre det i dette step.

Sammenligningstal bruges til at sammenligne årets regnskab med tidligere års resultater eller budgetter. Dette giver et bedre overblik over foreningens økonomiske udvikling og gør det lettere at analysere indtægter og udgifter. Korrekte sammenligningstal gør det også nemmere at identificere afvigelser og træffe velovervejede beslutninger.

Oprettelse af åbningsbalance på kontoplanen

  1. Klik på Kontoplaner under Økonomi i menuen i venstre side.
  2. Find den konto, hvor åbningsbalancen ønskes opført, og klik på de tre prikker under Handlinger. En pop-up vises.
  3. Klik på Rediger.
  4. Indtast den ønskede åbningsbalance, og klik på Rediger konto.
  5. Åbningsbalancen er nu oprettet på kontoen.

Husk at når du indtaster åbningsbalancer, så skal du bruge debet og kredit. Det betyder, at indtægter og passiver skal have et minus foran, mens aktiver og udgifter skal skrives som positive tal. Læs mere om debet og kredit.

Oprettelse af åbningsbalance på bankkontoen

  1. Klik på Bankkonti under Økonomi i menuen i venstre side.
  2. Find den ønskede bankkonto, hvor åbningsbalancen ønskes opført, og klik på de tre prikker under Handlinger. En pop-up vises.
  3. Klik på Rediger.
  4. Indtast den ønskede åbningsbalance, og klik på Rediger konto.
  5. Åbningsbalancen er nu oprettet på bankkontoen.

Indtastning af sammenligningstal

For at oprette sammenligningstal skal der indtastes åbningsbalancer i det foregående regnskabsår. Disse åbningsbalancer skal svare til tallene fra det foregående års årsregnskab. Derudover kan budgettet bruges som sammenligningstal ved at følge disse trin:

  1. Klik på Budget under Rapporter i menuen i venstre side.
  2. Vælg det regnskabsår, som du ønsker at budgettere i, og klik på Rediger.
  3. Hele kontoplanen vises nu, og du kan indsætte budgetposter på de enkelte konti.
  4. Når alle ønskede poster er indtastet, klik på Gem.

Ved korrekt indtastning af åbningsbalancer og sammenligningstal sikrer du et præcist grundlag for årsrapporten og giver et klart overblik over foreningens økonomiske udvikling.

Bankafstemning

Bankafstemning er processen, hvor du sammenligner foreningens bogførte transaktioner med bankens kontoudtog for at sikre, at alle transaktioner er korrekt registreret. Formålet er at opdage eventuelle uoverensstemmelser eller manglende posteringer, som kan rettes, så regnskabet bliver fuldstændigt og korrekt. En regelmæssig bankafstemning mindsker risikoen for fejl og giver et bedre økonomisk overblik.

Sådan udfører du bankafstemningen

  1. Forberedelse: Klik på Økonomi i menuen i venstre side og vælg Bankkonti.
  2. Sammenligning: Find den ønskede bankkonto og åbn den for at se de bogførte transaktioner. Sammenlign disse med bankens kontoudtog fra din netbank.
  3. Gennemgang: Gå post for post igennem og sammenlign hver postering i Vores Forening med de tilsvarende posteringer på dit kontoudtog. Dette sikrer, at alt stemmer overens.
  4. Afstemning: Klik på de tre prikker under Handlinger ud for den ønskede postering og vælg Afstem. Ikonet ændrer sig fra rød til grøn, hvilket indikerer, at posteringen er afstemt. Du kan også markere og afstemme flere poster på én gang.

Vær opmærksom på samlede udbetalinger fra f.eks. Betalingsservice. De kan fremstå som én post i banken, men er bogført individuelt i Vores Forening. Her kan det være nødvendigt at summere relevante posteringer i Vores Forening og afstemme dem mod den samlede udbetaling i banken.

Ved at gennemføre bankafstemning sikrer du, at alle transaktioner er dokumenterede og korrekt bogført, hvilket er afgørende for et præcist årsregnskab.


Bogføring af manglende transaktioner og manuelle posteringer

Når du har gennemført bankafstemningen, kan der stadig være transaktioner, som mangler at blive bogført. Dette kan være både indtægter og udgifter, som ikke er blevet registreret i Vores Forening.

Det kan for eksempel være gebyrer, renter eller andre betalinger, som ikke er blevet bogført. For at sikre et præcist og retvisende regnskab er det vigtigt at få disse transaktioner tilføjet.

Sådan tilføjer du en manuel postering

  1. Klik på Posteringer under Økonomi i menuen til venstre.
  2. Klik på Tilføj postering i øverste højre hjørne.

    Udfyld informationerne på posteringen:

    • Dato: Vælg datoen for transaktionen.
    • Tekst: Indtast en tydelig beskrivelse af posteringen (fx "Renteindtægt" eller "Kontogebyr").
    • Konto: Vælg den relevante konto, hvor posteringen skal registreres.
    • Beløb: Indtast beløbet.
    • Modkonto: Vælg en passende modkonto.
    • Bilag: Vedhæft eventuelt et bankudtog eller anden dokumentation.
  3. Klik på Tilføj postering for at gemme.

Husk at når du laver manuelle posteringer, så skal du bruge debet og kredit. Det betyder, at indtægter og passiver skal have et minus foran, mens aktiver og udgifter skal skrives som positive tal. Læs mere om debet og kredit.

Bogføring af renter og gebyrer

Renter og gebyrer kan virke som små beløb, men det er vigtigt at registrere dem korrekt for at sikre et nøjagtigt regnskab.

  • Renter: Vælg datoen for renten, beskriv posteringen (fx "Renteindtægt"), vælg bankkontoen som konto, og brug den relevante modkonto. Vedhæft gerne bankudtog som bilag.
  • Gebyrer: Vælg datoen for gebyret, beskriv gebyret (fx "Kontogebyr"), vælg bankkontoen som konto, og brug en passende modkonto. Indtast beløbet med minus foran og vedhæft eventuelt dokumentation.

Læs mere i vores guide: Sådan bogfører du renter og gebyrer.


Bogføring af hensættelser

Bogføring af hensættelser er en vigtig del af regnskabsarbejdet, da det hjælper med at give et retvisende billede af foreningens fremtidige økonomiske forpligtelser. En hensættelse bruges til at afsætte midler til udgifter, som foreningen forventer at skulle dække i fremtiden. Det kan eksempelvis være vedligeholdelse af faciliteter eller andre større udgifter.

Trin 1: Kontroller kontoindstillinger

Før du bogfører en hensættelse, skal du sikre, at de nødvendige konti er oprettet korrekt. Du skal bruge:

  • En udgiftskonto til hensættelser.
  • 3 passivkonto, hvor hensættelsen modregnes.

Det er vigtigt, at udgiftskontoen er markeret som en finansiel konto i dens indstillinger for korrekt bogføring.

Trin 2: Opret en manuel postering

  1. Gå til Økonomi i menuen i venstre side.
  2. Klik på Posteringer.
  3. Klik på Tilføj postering i øverste højre hjørne.

Trin 3: Udfyld posteringen

Når du opretter den manuelle postering, skal du udfylde følgende oplysninger:

  • Dato: Vælg datoen for hensættelsen, typisk den 31. december for at afspejle årets afslutning.
  • Tekst: Skriv fx "Hensættelse til vedligeholdelse", så formålet er tydeligt.
  • Konto: Vælg den udgiftskonto, du har oprettet til hensættelser.
  • Beløb: Indtast det beløb, der skal hensættes. Da det er en udgift, indtastes det som et positivt beløb.
  • Modkonto: Vælg den relevante passivkonto, hvor beløbet skal modregnes.

Trin 4: Fuldfør og gennemgå

Når alle oplysninger er indtastet, klik på Tilføj postering. Gennemgå posteringen grundigt for at sikre, at alt er korrekt.


Periodisering af udgifter

Periodisering af udgifter sikrer, at udgifter bliver fordelt korrekt over de regnskabsår, de vedrører. Dette er afgørende for at give et retvisende billede af foreningens økonomi og sikre, at udgifter ikke belaster ét regnskabsår unødigt.

Hvornår skal periodisering bruges?

Periodisering skal bruges, når en udgift dækker flere regnskabsår, eller er dateret til et andet regnskabsår end det, som den vedrører. Det kan for eksempel være:

  • Forsikringer: En forsikring, der dækker fra april 2024 til marts 2025, skal deles mellem regnskabsårene 2024 og 2025.
  • Abonnementer og serviceaftaler: Løbende aftaler, der ikke følger kalenderåret.
  • Forudbetalte udgifter: Udgifter betalt i ét år, men som vedrører det kommende år.

Eksempel:

  • Hvis foreningen betaler en forsikring på 12.000 kr., der dækker perioden 01/04/2024 - 31/03/2025, skal 9.000 kr. bogføres i 2024 (9/12) og 3.000 kr. i 2025 (3/12). Dette skaber et præcist økonomisk overblik og sikrer korrekt regnskabsføring.

Sådan periodiserer du en udgift

I Vores Forening kan du periodisere en udgift enten i forbindelse med, at den oprettes, eller bagefter, hvis behovet opdages senere.

Periodisering ved oprettelse af en udgift

  1. Klik på Økonomi i menuen til venstre.
  2. Vælg Udgifter, og klik på Opret udgift.
  3. Udfyld bilag og øvrige informationer som normalt.
  4. Scroll ned og åbn sektionen Periodiseringer.
  5. Udfyld felterne:
    • Beløb: Indtast det beløb, der skal periodiseres.
    • År: Vælg det regnskabsår, som beløbet skal overføres til.
  6. Klik på Gem for at oprette udgiften med periodiseringen.

Periodisering af en udgift på bagkant

  1. Klik på Økonomi i menuen til venstre.
  2. Vælg Udgifter, og find den udgift, du ønsker at periodisere.
  3. Klik på Handlinger ud for udgiften, og vælg Periodiser udgift.
  4. Udfyld felterne i pop-up-vinduet:
    • Beløb: Indtast det beløb, der skal periodiseres (fx 3.000 kr.).
    • År: Vælg det år, beløbet skal overføres til.
  5. Klik på Gem for at fuldføre periodiseringen.

Ved korrekt periodisering sikrer du, at udgifter fordeles retvisende over regnskabsårene, hvilket giver et præcist billede af foreningens økonomiske situation.


Kontrol og gennemgang af bogføringen

Inden årsregnskabet afsluttes, er det vigtigt at gennemgå bogføringen for at sikre, at alle posteringer er korrekte og fuldt dokumenterede. En grundig kontrol bidrager til et retvisende regnskab og gør det lettere at opdage og rette eventuelle fejl.

Gennemgang af enkelte konti

Hvis du ønsker at kontrollere specifikke posteringer, kan du gennemgå de enkelte konti i kontoplanen:

  1. Klik på Økonomi i menuen til venstre.
  2. Vælg Kontoplan.
  3. Klik på den konto, du vil gennemgå.
  4. Gennemgå posteringer, tilhørende bilag og noter for at sikre, at alt er korrekt bogført.

Denne metode er god, hvis du ønsker at kontrollere bestemte konti eller dykke ned i specifikke transaktioner.

Få et samlet overblik over alle posteringer

For et hurtigt og overskueligt overblik over hele regnskabet kan du eksportere alle posteringer:

  1. Gå til Økonomi i menuen til venstre.
  2. Klik på Posteringer.
  3. Klik på Eksporter og vælg Excel.

Dette genererer et Excel-ark, der indeholder alle posteringer på de enkelte konti. På den måde kan du nemt gennemgå hele regnskabet og sikre, at alt er korrekt bogført.

Kontrol af opkrævninger til husstande

For at sikre, at alle husstande er korrekt opkrævet, kan du eksportere et fakturaoverblik:

  1. Gå til Økonomi i menuen til venstre.
  2. Vælg Indtægter og derefter Opkrævninger.
  3. Klik på Eksporter fakturaoverblik.

Dette giver en Excel-fil, der viser, hvad hver husstand er blevet opkrævet, og hvilken konto det er bogført på. Hvis en husstand ikke har modtaget opkrævninger, vil den fremgå uden detaljer i eksporten.


Ompostering af forkerte posteringer og udgifter

Omposteringer er nødvendige, hvis der under gennemgangen af regnskabet opdages fejl i en postering eller en udgift. Det kan være fejl som et forkert beløb, en forkert bogføringskonto eller en upræcis beskrivelse. Omposteringer sikrer, at fejl bliver rettet korrekt og i overensstemmelse med bogføringsloven.

Sådan omposterer du en postering

  1. Klik på Økonomi i menuen i venstre side.
  2. Vælg Posteringer, og find den postering, der skal rettes.
  3. Klik på Handlinger ud for posteringen.
  4. Vælg, om du vil redigere beløbet eller ændre andre oplysninger som tekst, dato eller bogføringskonto.
  5. Foretag de nødvendige ændringer, og klik på Gem.

Vores Forening vil automatisk foretage de nødvendige omposteringer, så ændringerne overholder bogføringsloven.

Sådan omposterer du en udgift

  1. Klik på Økonomi i menuen i venstre side.
  2. Vælg Udgifter, og find den udgift, du ønsker at rette.
  3. Klik på Handlinger ud for udgiften.
  4. Vælg, om du vil redigere beløbet eller ændre oplysninger som tekst, dato eller bogføringskonto.
  5. Foretag de nødvendige rettelser, og klik på Gem.

Vores Forening håndterer automatisk de tilhørende posteringer, så rettelsen bliver korrekt bogført og overholder bogføringsloven.


Generering af årsrapporten

Årsrapporten er en samlet præsentation af foreningens økonomi og aktiviteter gennem året. Den bygger videre på årsregnskabet, som indeholder de konkrete tal, og tilføjer yderligere kontekst gennem blandt andet ledelsesberetning og revisionspåtegning. Denne kombination giver et fuldstændigt overblik over foreningens økonomiske situation og beslutninger.

Forskellen mellem årsregnskab og årsrapport

  • Årsregnskabet indeholder de faktiske tal for foreningens økonomi, herunder balance, resultatopgørelse og noter.
  • Årsrapporten inkluderer årsregnskabet og supplerer det med ledelsesberetning, revisorpåtegning og andre forklarende tekster, der giver et mere nuanceret billede af foreningens økonomiske situation og aktiviteter.

Sådan genererer du årsrapporten

  1. Klik på Rapporter i menuen til venstre.
  2. Vælg Årsrapport.
  3. Gennemgå og tilpas de foreslåede tekster. Vores Forening tilbyder standardtekster, der opfylder lovkravene, men det er vigtigt at sikre, at de passer til foreningens faktiske forhold.
  4. Når teksterne er redigeret, kan du generere rapporten. Dette sker automatisk, og rapporten sammensættes med de data, der er registreret i systemet.

Hvis der er forkerte oplysninger i rapporten, fx forkerte medlemmer i bestyrelsen, skal dette rettes i foreningens indstillinger.

Opdatering og eksport af rapporten

Hvis der foretages ændringer i foreningens data efter, at rapporten er genereret, vil der fremkomme en gul bjælke øverst i rapporten. Klik på denne for at opdatere rapporten, så den afspejler de seneste ændringer.

Når rapporten er gennemgået, kan den eksporteres og printes, så den kan sendes til revisor.

Endelig godkendelse af årsrapporten

Når revisor har godkendt rapporten, kan den endeligt godkendes i Vores Forening. Ved denne handling genereres en version uden vandmærke, som er klar til officiel brug.

⚠️ Det er vigtigt kun at godkende rapporten endeligt, når den er gennemgået og godkendt af revisor, da denne handling ikke kan fortrydes.

Overlevering af regnskabsmateriale til revisor

Når årsrapporten er klar, skal den gennemgås og godkendes af revisor. Vores Forening giver dig to muligheder for at dele regnskabsmaterialet: enten ved at give revisor adgang direkte på platformen eller ved at eksportere materialet. Vi anbefaler at give adgang via platformen, da det gør processen nemmere og mere overskuelig.

Mulighed 1: Giv revisor adgang via platformen (anbefalet)

  1. Gå til Indstillinger i menuen i venstre side.
  2. Vælg Bestyrelse og tilføj revisor som medlem med rollen Revisor.
  3. Når revisor er tilføjet, sendes der automatisk en invitation til platformen.
  4. Revisor får herefter adgang til regnskabsmaterialet og kan nemt og digitalt gennemgå det.

Revisor har direkte adgang til alle relevante dokumenter, hvilket sparer tid og gør det nemt at stille spørgsmål eller finde nødvendige oplysninger.

Mulighed 2: Eksporter regnskabsmaterialet

  1. Klik på Værktøjer i menuen i venstre side.
  2. Vælg Revisionseksport.
  3. Vælg det ønskede regnskabsår og marker de dele af regnskabet, du ønsker at eksportere. Vi anbefaler at vælge alle dele for at give et komplet overblik.
  4. Klik på Eksporter.

Systemet begynder nu at generere en samlet eksportfil, der indeholder alt relevant materiale, såsom bilag og posteringer.

Eksporten kan tage tid, afhængigt af hvor meget materiale der er i foreningen. Når filen er klar, får du besked via e-mail med et downloadlink. Filen bliver også gemt i mappen Eksporterede filer i foreningens dokumentarkiv.


Du har nu gennemgået alle nødvendige trin for at afslutte årsregnskabet og generere årsrapporten i Vores Forening. Fra indtastning af åbningsbalancer og bankafstemning til periodisering af udgifter og omposteringer – hvert skridt bidrager til at skabe et retvisende og gennemarbejdet regnskab.

Når årsrapporten er færdig og godkendt af revisor, har du sikret, at foreningen lever op til alle krav og har et solidt økonomisk fundament at bygge videre på. Det skaber tryghed for både bestyrelsen og medlemmerne, samtidig med at det giver et klart overblik over foreningens økonomi.

Skulle der opstå spørgsmål undervejs, står vores support klar til at hjælpe dig. Du kan finde svar i vores vidensunivers, se flere vejledningsvideoer på vores YouTube-kanal, eller kontakte os direkte via supportmailen.

Tak fordi du benytter Vores Forening til at håndtere foreningens regnskab og administration. Vi ønsker jer held og lykke med det videre foreningsarbejde!

Besvarede denne artikel dit spørgsmål? Tak for dit feedback! Der opstod et problem med indsendelse. Prøv igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os